Lizenzen mit CodeMeter License Portal erstellen

CodeMeter License Portal ist ein anpassbares, konfigurierbares und erweiterbares Frontend für CodeMeter License Central. Diese definiert als Backend Produkte, führt die technische Erzeugung der Lizenzen durch, kümmert sich um automatische Prozesse im Hintergrund und stellt Schnittstellen für die Anbindung von 3rd-Party Systemen zur Verfügung. CodeMeter License Portal übernimmt als Frontend die Interaktion mit dem Anwender, kann um zusätzliche Datenfelder erweitert werden und bietet anpassbare Workflows.

Übersicht

CodeMeter License Portal umfasst die folgenden Funktionen:

Verwaltung der Kundendaten
Erstellung und Verwaltung von Lizenzen und Abonnements
Unterstützung der Kunden bei der Aktivierung
Verwaltung von CmCloudContainern
Umfangreiches Automatisierungs-API
Anpassbare Workflows

Dieser Artikel zeigt, wie Sie Lizenzen und Abonnements mit CodeMeter License Portal erstellen und verwalten können.

Schlank ist chic

Eventuell werden Sie sich beim Lesen des Artikels die Frage stellen, warum Abonnements und Lizenzen mit dem CodeMeter License Portal erstellt werden sollen und nicht mit CodeMeter License Central. Diese bietet natürlich auch die Möglichkeit, Lizenzen und Abonnements zu erstellen; ihre Stärke liegt allerdings in ihrer mächtigen API, um Fremdsysteme wie CRM, ERP oder E-Commerce anzubinden. In Fall der Integration mit einem Fremdsystem werden die Abonnements in der Regel außerhalb von CodeMeter License Central, in eben jenem Fremdsystem, verwaltet. Daher bietet CodeMeter License Central lediglich die grundlegenden Funktionen an. Diese strikte Trennung hält CodeMeter License Central schlank und effektiv. Die Verwaltung erfolgt entweder im Fremdsystem oder in CodeMeter License Portal.

Artikelkonfiguration

Die Artikelkonfiguration erfolgt grundsätzlich im Backend, in CodeMeter License Central. In CodeMeter License Portal werden lediglich Zusatzinformationen gepflegt. Dies sind beispielsweise Artikelgruppen und Daten, die die Darstellung der graphischen Elemente im Verkaufsprozess definieren. So können hier unter anderem mehrsprachige Feldbezeichner, Vorgabewerte und erlaubte Werte individuell konfiguerriert werden. Damit können Sie das Interface für die Erzeugung der Lizenzen an Ihre Vorgaben und die von Ihnen verwendeten Fachtermini anpassen. So können Sie für eine Demoversion zum Beispiel definieren, dass 5, 30, 60 und 90 Tage erlaubt sind und die Maske mit 30 Tagen vorbelegen.

Rechteverwaltung

Die Artikelgruppen erfüllen zwei Funktionen: Zum einen können die Artikel damit für die Auswahl einfach strukturiert werden, zum anderen können einzelnen Artikelgruppen auch benötigte Rechte zugewiesen werden. Nur ein Anwender im Portal, der die Berechtigung für eine Artikelgruppe besitzt, kann Lizenzen für deren Artikel erstellen und Lizenzen für diese Artikel zurückziehen oder Abonnements kündigen.

Diese Rechteverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, das Portal als rein interne Lösung einzusetzen, in der Ihre eigenen Mitarbeiter Lizenzen erstellen können, aber auch als ein Portal, in dem Ihre Verkaufspartner diese Tätigkeiten selbst durchführen können. Sie haben sogar die Möglichkeit, diese Berechtigungen Anwendern zuzuweisen und so die Erstellung von Lizenzen auf diese Ebene zu verlagern. Die Vergabe von Berechtigungen an Anwender wird zum Beispiel eingesetzt, wenn Kunden Volumenverträge haben, die eine unlimitierte Anzahl an Lizenzen enthalten. Durch die Zuordnung von Artikeln zu Produktkategorien können diese Berechtigungen für unterschiedliche Produkte auch individuell vergeben werden.

Eine Lizenz erstellen

Der einfachste Anwendungsfall ist die Erstellung einer Lizenz. Der angemeldete Benutzer wählt eine Gruppe aus. In der Regel wird dies ein Kunde sein. Es kann aber auch die eigene Firma oder eine Untergruppe eines Kunden sein. Natürlich muss der angemeldete Benutzer die Berechtigung „Admin“ für die gewählte Gruppe besitzen.

Nun wählt der angemeldete Benutzer eine Produktkategorie aus. Dabei stehen ihm nur diejenigen zur Verfügung, für die er die konfigurierte Berechtigung besitzt. Nun erscheinen die dieser Produktkategorie zugeordneten Produkte und er wählt eines davon aus. Im letzten Schritt erscheinen die für dieses Produkt definierten Masken und eventuell wählbare Features. Features werden dabei im Normalfall in CodeMeter License Central als Module Items abgebildet.

Nach dem Klick auf „Lizenz erstellen“ wird in CodeMeter License Central ein neuer Auftrag ausgelöst und damit eine neue Lizenz erstellt. Das dabei erzeuget Ticket wird automatisch der ausgewählten Gruppe zugewiesen und steht deren Mitgliedern ab sofort zur Verfügung.

Zuweisung der Lizenzen

Best Practice des CodeMeter License Portals ist es, ein Ticket pro Lizenz zu erstellen. Dieses kann entweder einer Person oder einer Gruppe zugewiesen werden. Wird ein Ticket einer Person zugewiesen, dann ist es auf der Aktivieren-Seite nur für diese sichtbar. Auf einer speziellen Admin-Seite ist es für die Administratoren der Gruppe sichtbar und dort kann die Zuordnung geändert werden. Bei der Zuordnung zu einer Gruppe können Sie wählen, ob die zum Ticket gehörenden Lizenzen für alle Mitglieder auf der Aktivieren-Seite sichtbar sein sollen. Falls nein, dann sind diese Lizenzen nach Erstellung nur für die Administratoren sichtbar und müssen vor der Aktivierung zuerst einer Person zugewiesen oder für alle sichtbar gemacht werden. Der Default-Workflow kann gemäß Ihren Anforderungen angepasst werden.

Abonnements erstellen

Das Erstellen eines Abonnements unterscheidet sich nur unwesentlich vom Erstellen einer Lizenz. Hierbei gibt es allerdings verschiedene Möglichkeiten der Realisierung.

Wir betrachten zuerst die sich im CodeMeter License Portal automatisch verlängernden Abonnements. Bei diesen gibt es zwei zusätzliche Felder: Das (vorläufige) Ende-Datum und die Kündigungsfrist. Das Ende-Datum gibt das erste Intervall des Abonnements vor. Das Abonnement läuft sowohl kaufmännisch als auch technisch bis zu diesem Zeitpunkt.

Wird das Abonnement nicht vor Ablauf der definierten Frist gekündigt, verlängert es sich kaufmännisch automatisch um ein Jahr. Technisch wird dem Anwender die Option bereitgestellt, die Lizenz zu erneuern, was die technische Gültigkeitsdauer wieder mit dem kaufmännischen Datum synchronisiert. Meist wird diese Erneuerung im Rahmen eines Softwareaktivierungs-Assistenten automatisch aus der geschützten Software heraus durchgeführt, so dass der Anwender keine Aktion durchführen muss.

Für das Ende-Datum beim Anlegen des Abonnements sind zwei Strategien gebräuchlich: Zum einen genau ein Jahr ab Kauf bzw. Aktivierung, zum anderen bis zum Ende des Kalender-/Geschäftsjahres. Der zweite Ansatz wird oft gewählt, wenn es keinen Prozess in der Buchhaltung für Abgrenzungen gibt. Diese sind dann erforderlich, wenn der Leistungszeitraum in zwei Jahre fällt und der Umsatz dementsprechend für die Bilanz aufgeteilt werden muss.

Abonnement kündigen

Wenn man ein Abonnement erstellen kann, dann ist es selbstredend, dass man es auch beenden kann. Durch die Kündigung wird die automatische Verlängerung des Abonnements abgeschaltet. Die Berechtigung, die Software zu verwenden, endet damit zum nächsten Ende-Datum.

Lizenzen und Abonnements zurückziehen

Die Kündigung eines Abonnements ist ein Standardprozess, der im Lebenszyklus eines Abonnements zwangsläufig vorkommt – kein Abonnement läuft endlos. Zusätzlich zur Kündigung bietet das CodeMeter License Portal aber auch die Möglichkeit, Abonnements sofort zu beenden bzw. Lizenzen zurückzurufen. Dies ist in der Regel ein selten auftretender Prozess. Technisch wird die Lizenz, bzw. das Abonnement, in CodeMeter License Central auf „zurückzuziehen“ gesetzt. Bei der nächsten Gelegenheit, zum Beispiel beim nächsten Start des Softwareaktivierungs-Assistenten, wird die Lizenz, bzw. das Abonnement, sofort entfernt.

Billing-Reports

Das CodeMeter License Portal bietet die Möglichkeit, Billing-Reports zu erstellen. Standardmäßig stehen zwei Reports zur Verfügung:

Verlängerungsreport für den Anwender: Alle Abonnements, die nicht gekündigt wurden und sich im Report-Zeitraum automatisch verlängert haben, werden aufgelistet. Diese können mit Preisen hinterlegt werden. Über einen Import im ERP-System kann die Erstellung der Rechnung automatisiert werden.

Aktive Abonnements für Reseller: In diesem Fall werden alle an einem definierten Stichtag des Monats aktiven Abonnements aufgeführt. Dieser Report kann verwendet werden, um eine Sammelrechnung für einen Partner zu erzeugen. Auch hier kann die Rechnung durch einen ERP-Import automatisiert erstellt werden.

Fazit

Das CodeMeter License Portal ist flexibel und modular aufgebaut. Sie können es nach Ihren eigenen Anforderungen anpassen. Zusätzlich kann unser Professional Services Team individuelle Erweiterungen für Sie implementieren, zum Beispiel weitere Reports oder individuelle Workflows.