Reseller Integration mit CodeMeter – Zwei Wege, eine Lösung

Mit dem CodeMeter License Portal bietet Wibu-Systems eine Lösung, um Gruppen und Anwender in mehreren Ebenen hierarchisch zu verwalten. Dies bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre Anforderungen und Workflows flexibel abzubilden. So kann die Verwaltung von Lizenzen bei Großkunden ebenso abgebildet werden wie die Verteilung von Studentenlizenzen über eine Universität. Ein wesentlicher Anwendungsfall ist die Integration von Vertriebspartnern. Je besser diese erfolgt und umso einfacher Sie die Prozesse gestalten, desto höher die Zufriedenheit der Partner – und damit umso höher die Motivation, Ihre Produkte zu verkaufen. In diesem Artikel wollen wir die beiden grundlegenden Wege beleuchten, wie diese Integration erfolgen kann: 1. Mit einem ERP-System als führendem System und 2. mit dem CodeMeter License Portal als führendem System.

Führendes ERP-System

In diesem Fall werden die Lizenzen und damit die Tickets durch das ERP-System erstellt. Dieser Prozess unterscheidet sich nicht vom Prozess bei einem Direktverkauf. Parallel dazu legen Sie im CodeMeter License Portal jeden Partner als Reseller an. Innerhalb jedes Resellers legen Sie mindestens einen Benutzer an, dem Sie Adminrechte geben, das heißt, er kann innerhalb seiner Gruppe weitere Benutzer und je nach gewählter Hierarchietiefe Untergruppen anlegen. Als Admin des Resellers kann er damit auf alle Daten und Informationen in seinem Ast zugreifen, hat aber keinen Zugriff auf andere Reseller oder auf Ihre Ebene als Hersteller.

Nun müssen lediglich die neu erzeugten Lizenzen dem Pool des Resellers zugewiesen werden. Die optimale Lösung ist ein Automatismus aus dem ERP-System heraus. Ähnlich wie für die Erzeugung einer Lizenz gibt es hier ebenfalls im CodeMeter License Portal eine API-Funktion, mit der dies direkt nach der Erzeugung des Tickets erfolgen kann. Alternativ dazu können Sie das Ticket auch über einen klassischen Weg (zum Beispiel E-Mail, Lieferschein oder Lizenzbrief) ausliefern. In diesem Fall fügt der Reseller das Ticket selbst seinem Pool hinzu. Unabhängig davon, wie Sie diesen Prozess gestalten, ist die Best-Practice-Empfehlung, für jede separate Lizenz ein eigenes Ticket zu erstellen.

Das war es schon auf Ihrer Seite als Hersteller. Ihr Reseller kann sich jetzt selbst aus dem Pool der gekauften Lizenzen bedienen. Auch hier bietet das Portal volle Flexibilität. Der Reseller kann einen Kunden anlegen und innerhalb des Kunden einen oder mehrere Benutzer des Kunden. Nun kann er die Tickets aus seinem Pool den Kunden oder deren Benutzern zuweisen. Die Auslieferung der Tickets kann jeder Reseller für sich selbst gestalten, zum Beispiel per Post (gedruckte Tickets), per E-Mail oder per Zuweisung im Lizenzportal.

License Portal als führendes System

Falls Sie kein ERP-System einsetzen oder es Ihren Auslieferungsprozess vereinfacht, ist es auch möglich, Tickets und Lizenzen direkt im CodeMeter License Portal zu erstellen. Bei dieser Option unterstützt Sie unser Professional Services Team bei der Umsetzung Ihrer Anforderungen. Sie definieren Produktgruppen und weisen diesen Gruppen entsprechende Artikel aus CodeMeter License Central zu. Zusätzlich können Sie erlaubte Werte konfigurieren, zum Beispiel wie viele Tage eine Demolizenz gültig ist.

Nun legen Sie Ihre Vertriebspartner als Reseller an, genauso wie im Fall des führenden ERP-Systems. Zusätzlich dazu können Sie dem Admin des Resellers die Berechtigung geben, eine Teilmenge der erstellten Produktgruppen und Produktkonfigurationen zu verwenden. Damit versetzen Sie einen Reseller in die Lage, eigenständig Lizenzen zu erzeugen. Der Admin des Resellers kann weitere Benutzer anlegen, diesen allerdings maximal die Rechte vererben, die er auch selbst besitzt.

Im nächsten Schritt legt der Reseller seinen Kunden an und erzeugt für ihn die benötigten Lizenzen. Der wesentliche Unterschied zum Anwendungsfall mit einem führenden ERP-System ist, dass der Reseller keinen Pool an Tickets erhält, sondern sich die gewünschten Lizenzen just in time selbst erstellt. Sie als Hersteller geben dabei den Rahmen vor und legen fest, welche Lizenzen mit welchen Optionen der Reseller erstellen kann.

License Reporting

Vor allem im zweiten Fall, ohne führendes ERPSystem, ist das Reporting der durch die Reseller erzeugten Lizenzen eine essenzielle Anforderung. Auch hier steht Ihnen unser Professional Services Team gerne zur Verfügung, um das Reporting entsprechend Ihrer Anforderungen und Ihrer vorhandenen Schnittstellen abzubilden.

Ein einfaches Reporting erzeugt eine Liste der Lizenzen. Das umfasst Vollversionen, Demoversionen und Abonnements. Diese Liste können Sie z.B. monatsweise exportieren und in einem von Ihnen gewählten System weiterverarbeiten. Wahlweise kann die Liste der neu erstellten Lizenzen auch automatisiert per SOAP, REST oder E-Mail an eine von Ihnen definierte Stelle übertragen werden. So kann z.B. die Rechnungsstellung automatisiert werden.

Best-Practice-Abonnements

Ein beliebter Anwendungsfall sind Abonnements. In einigen Fällen ist die Implementierung im ERP-System nur schwer möglich oder sehr aufwändig. Dann ist das CodeMeter License Portal eine willkommene Alternative. Abonnements werden dort angelegt und laufen dann so lange, bis sie entweder storniert oder gekündigt werden. Eine Kündigung stoppt die automatische Verlängerung, gibt dem Anwender aber die Option, die Software bis zum Ende der Vertragslaufzeit weiterhin zu verwenden. Bei einem Storno wird die Lizenz auf Rückruf gesetzt und bei der nächsten Gelegenheit entfernt. Stornos werden verwendet, wenn der Kunde den Kauf rückgängig macht, aber auch wenn er ein Abonnement in ein anderes umtauscht.

Beim Verkauf von Abonnements über Partner bietet sich eine monatliche Sammelrechnung an. Über das Portal kann eine Liste der aktiven (d.h. nicht abgelaufenen) Abonnements erzeugt werden. Dies kann entweder zum Stichtag erfolgen oder bei begonnenen oder beendeten Abonnements sogar tagesgenau anteilig erfolgen. Die Sammelrechnung erzeugen Sie unabhängig in Ihrem ERP-System. Die Liste der aktiven Abonnements können Sie dem Reseller aus dem Portal als „Einzelkostenaufstellung“ mitliefern.

Für direkte Kunden können die Abonnements dagegen auf Jahresbasis berechnet werden. Bei automatischer Verlängerung erscheinen diese in dem entsprechenden Monat im Report. Auch hier können Sie die Rechnung unabhängig im ERP-System erstellen. Ein automatischer Import ist an dieser Stelle wünschenswert. Als Best-Practice-Empfehlung bietet es sich an, die eigene Vertriebseinheit wie einen Reseller im Portal zu betrachten. Lediglich anstelle der Sammelrechnungen für die Partner erzeugen Sie die Kundenrechnungen.

Prozesse beim Kunden

Beim Kunden stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die Sie bereits aus dem CodeMeter License Portal kennen. Ein Admin des Kunden kann weitere Benutzer anlegen. Admins können Lizenzpools verwalten und einzelne Tickets und Lizenzen den verschiedenen Benutzern zuweisen. Benutzer können Lizenzen aktivieren, umziehen und im Verlustfall wiederherstellen.

Wo liegen die Daten?

Die Daten, die zu den Kunden erfasst werden, legen Sie als Hersteller in Abstimmung mit Ihren Partnern fest. Die Optionen beginnen bei einer pseudonymen Nummer und gehen bis zu einem vollen Adressdatensatz. Die Erfassung muss DSGVO-konform Daten erfolgen. Das heißt, die Kunden müssen über die Erfassung der Daten und den Verarbeitungszweck informiert werden. Da die Daten dazu verwendet werden, im Fehlerfall Lizenzen wiederherzustellen, besteht ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Das CodeMeter License Portal bietet auch die Möglichkeit, DSGVO-konform Daten aus der Datenbank zu löschen. Optional könnte ein License Portal auch beim Reseller oder bei einem Enterprise-Kunden im lokalen Netzwerk oder einer privaten Cloud betrieben werden. In diesem Fall haben Sie als Hersteller nur Zugriff auf die Informationen, die an Ihre CodeMeter License Central übertragen werden.

Interne Lizenzen (NFR)

Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter interne Vorführlizenzen (NFR – Not for Resale) benötigen. Hier bietet sich das CodeMeter License Portal als eine perfekte Lösung an. Sie richten spezielle NFR-Lizenzen ein. Typischerweise sind diese Lizenzen ähnlich wie Abonnements zeitlich befristet und verlängern sich automatisch. Die Befristung selbst kann von Abonnements abweichen und länger, aber auch kürzer sein. Best Practice sind auch NFR-Lizenzen, die alle Funktionen freischalten. Gerne erfolgt dies über einen extra Product Code, der in der Software alle Funktionen auf einmal freischaltet.

 

KEYnote 45 – Ausgabe Frühjahr/Sommer 2023